Fotokurs X - Organisering og lagring - v2.0

Eksempel fornuftig lagringsenhet - en  LG NAS for lagring og sikkerhetskopiering (bilde fra LGs hjemmesider)



Dette er en del av fotokurset som trenger en oppdatering med jevne mellomrom, ikke minst på grunn av sammenligningen av priser på lagringsmedier (se lenger ned), og eventuelle nye programmer for sikkerhetskopiering av bilder og andre digitale filer. Så her har du 2012-utgaven:

Bildene/videoene samler seg opp på harddisken. Den begynner å bli velfylt. Du har kopiert noen av bildene dine over på DVD, men du vet kanskje ikke helt hvilke du har sikkerhetskopiert? Dette er nok en vanlig situasjon over det ganske land. Ikke for de profesjonelle, for de ordner seg med gode rutiner for blant annet sikkerhetslagring. Men også en amatør har behov for sikker lagring.

Men jevne mellomrom hører jeg om personer som har opplevd at en harddisk plutselig tar kvelden, og at verdifulle bilder/videoer går tapt. Både viktige minner, og filer som skal generere inntekter, kan gå tapt. Dette skal det være mulig å unngå. Ikke er det vanskelig og heller ikke særlig dyrt (se oversikt lenger ned). Men for mange av oss er det selve jobben som er problemet. Man skal både huske å gjøre det, og deretter gjøre noe som i de fleste tilfeller oppleves som kjedelig og ensformig.

Er det mulig å lage et oppsett som gjør dette direkte lettvint og raskt? Ja, det er det. Det første trinnet handler om å sikkerhetskopiere lokalt (dvs. intern og/eller ekstern harddisk) og det andre trinnet dreier seg om lagring utenfor hjemmet - enten med DVD, ekstern harddisk, andre datamaskiner eller i "skyen". Men "skyen" mener jeg en eller annen type lagring på internett.

Maskinen på bildet ovenfor er en NAS (Network Attached Storage) fra LG. Undertegnede har kjøpt en slik. Den inneholder to harddisker på hver 1TB. I tillegg kan den skrive Blu-ray-plater. Harddiskene kan speiles om ønskelig. Alle datamaskiner på nettverket kan nå denne NAS-en, og etter installasjonen dukker den opp som et ikon  under "Nettverk" i utforskeren. Slike apparater kan være utrolige nyttige, og behøver slett ikke å være vanskelig å installere. Følg instruksjonene i veiledningen slavisk, så er sjansene svært store for at det går bra. Ikke ta improviserte snarveier! Hvis du slår til med et kjøp av en NAS, anbefaler jeg at du kjøper en hvor harddisken(e) er ferdig installert. Så slipper du potensielle problemer med montering og harddisker som ikke er av riktig type eller størrelse.
Før du kommer så langt at du starter med sikkerhetskopieringen, kan du godt se nærmere på del 1 og 2. Er du allerede organisert og ryddig, gå direkte til del 3.

Del 1 - Rydding
Rydding må være punkt 1. Har du store mengder filer, kan du jo kjøpe deg ut av problemene ved å investere i større lagringsmedier. Men overføring av store mengder data tar lang tid, særlig hvis du skal benytte deg av nettbaserte løsninger. Men dette punktet kan være raskt unnagjort. Det kommer an på hvor mange bilder du tar, og hvor mange av dem du skal beholde. For min egen del har jeg alltid tatt litt i overkant mange bilder av samme motiv. Derfor må jeg kaste duplikater (eller nesten-duplikater). Sjekk ut hvilke av de bildene som er best, og kast resten. De direkte dårlige (f.eks. uskarpe eller feileksponerte) eller uinteressante bildene kaster du også.

Del 2 - Organisering av bilder
Dette handler om hvor du har bildene dine liggende på harddisken, og hvordan organiseringen i mapper er. God organisering medfører at du lettere kan finne igjen bilder senere:
- mappenavn (etter dato) - ååmmdd (mappenavn - f.eks. 111106 - bilder tatt 10. oktober 2012)
- søkbare stikkord
- etiketter (f.eks. stjerner)
De mulighetene du har, vil være avhengig av hvilket dataprogram du bruker til dette. Bruker du Windows egen Explorer/Utforsker har du ingen andre virkemidler enn navnsetting og "thumbnails". Enkle og gratis bildebehandlingsprogrammer (som Picasa) kan også ha enkle verktøy for å gruppere eller merke bilder.

Mer om organisering og god arbeidsflyt under en annen del av fotokurset.

Del 3 - Sikkerhetskopiering og sikker lagring
Bilder du vil ta vare på må du minst lagre i to utgaver - en av dem kan du kalle sikkerhetskopi. Du skal aldri ha bare originalfilene! Hvis du er av den forsiktige typen, skal du også alltid ha minst en kopi utenfor huset/kontoret hvor originalen og sikkerhetskopien holder hus (i en annen bolig, på hytta, i en bankboks, på kontoret, på en server på internett - i "skyen"). Bilder (og andre filer) du ikke kan miste, må du på "forsikre" mot uhell og tyveri på denne måten.

Vi kan dele inn sikkerhetskopieringen i to grunnleggende forskjellige typer løsninger
1. Sikkerhetskopier - lage en kopi og legge et sikkert sted (filene er sjelden aller aldri i bruk)
2. Synkronisering - kopi av filer du ofte har eller kan ha bruk for. En endret fil ett steds, betyr at endringen spres til andre maskiner som er knyttet til synkroniseringen.

For begge typene gjelder at filene bør kunne være lett tilgjengelige fra flere datamaskiner, og gjerne forskjellige plattformer - i alle fall både PC og Mac. Vi ser også behov for tilgang også fra mobiltelefoner og nettbrett. Men i disse siste tilfellene er det nok mer behov for tilgang til spesielle filer, enn at det dreier seg om sikkkerhet for disse filene.

Manuell sikkerhetskopiering
Dette er den vanligste måten, antar jeg. Mye bedre enn ingenting, men blir sannsynligvis uregelmessig. Hvis noe år galt er sjansene er forholdsvis store for at du ikke har sikkerhetskopiert de nyeste filene.

Automatisk sikkerhetskopiering
Her stiller man inn programmene slik at de automatisk tar sikkerhetskopier, ev. synkroniserer filene dine. Når du da først har stilt inn programmene, slipper du å tenke mer på kopieringen. Det betyr mer arbeid i starten, men lønnsomt i lengden - både arbeidsmessig og sikkerhetsmessig.

Eksempel på automatisk sikkerhetskopiering: Windows egen sikkerhetskopiering
Kontrollpanel/System og sikkerhet/Sikkerhetskopiering og gjenoppretting
Velg Konfigurer sikkerhetskopiering. Velg deretter hvor du vil lagre sikkerhetskopien.
NB! Velg en annen stasjon enn hvor originalene ligger! Dette er egentlig en selfølgelig opplysning, men jeg tar det med likevel. Velg f.eks. en ekstern harddisk. Velg stasjonsnavnet - f.eks. F.
Valg av mapper: Du kan la Windows velge - da plukkes filer under Biblioteker (Bilder, Dokumenter, Musikk, Videoer), skrivebordet og standard windows-mapper. Men du kan også velge mapper selv - velg "La meg velge".
Velge selv - merk den eller de mappene du vil sikkerhetskopiere.
Tidsplan - søndag kl. 19.00 - Endre denne slik du selv vil. Gjerne daglig lagring. Sikkerhetskopien blir lagret på valgt harddisk som zip filer i en mappe kalt omtrent "Backup Set 2011-11-06 122040" (inkl. dato og klokkeslett for sikkerhetskopieringen).

Fordel - enkel å sette opp, mye bedre enn å ha ingenting!
Ulempe - filene må pakkes ut - uoversiktlig hvis du bare skal hente inn noen få tapte eller ødelagte filer.

Du kan kjøpe til spesielle dataprogrammer for sikkerhetskopiering: F.eks. Acronis True Image (for PC), Time Machine (inkludert i Apples programvarepakke). Det finnes et utall slike programmer - flere av dem helt gratis, og fler tilbyr løsninger på Internett ("skyen", eller "cloud" på engelsk). Se etter tester og anbefalinger på internett.

Synkronisering
Det finnes flere meget brukbare programmer for synkronisering f.eks. SkyDrive, GoogleDrive, Dropbox. Felles for disse er at man kan synkronisere flere PC-er og en server på internett. Man får ikke for store mengder med plass gratis (fra 2GB til 7GB). Dette rekker lang når det gjelder dokumenter, men hvis du skal lagre bilder, behøver du fort mye mer plass. Men da er det ikke sikkert at det nødvendigvis er synkroniserte filer du er ute etter. Her er det snakk om å lagre data som ofte endres.

Min oppskrift:
Mitt opplegg skisseres her. Men det finnes mange andre brukbare løsninger, selvfølgelig.
1. Sikkerhetskopiering
Jeg har valgt programmet GoodSync, en fleksibel og forholdsvis rimelig løsning. Nye bilder blir lagt i en spesiell mappe på en ekstern harddisk, og GoodSync holder inneholdet i denne mappen under oppsikt. Nye filer blir automatisk kopiert til en annen harddisk (sikkerhetskopiene).
Lagring "utenfor huset" har jeg ordnet med å bruke Jotta. Her har jeg ubegrenset lagringsplass. Opplastingen tar lang tid, men når maskinen står og surrer omtrent hele døgnet, kommer det hele på plass til slutt. På Jotta prioriterer jeg å sikkerhetslagre originalfilene.
Siden jeg er over snitt "paranoid" har jeg også kopier på arbeid. Her har jeg er harddisk som jeg holder så noenlunde oppdatert (bortsett fra Dropbox, som er synkronisert til enhver tid).
2. Synkronisering
I tillegg bruker jeg Dropbox for synkronisering av nye filer, nye bilder og filer jeg arbeider med og stadig har bruk for. Her har jeg kjøpt 100GB plass, slik at jeg ikke behøver å bekymre meg for plassproblemer hele tiden. Jeg har installert Dropbox på "alle" mine datamaskiner, slik at jeg har tilgang til de filene jeg arbeider med til enhver tid. Dropbox-mappen synkroniserer seg med en gang du logger på datamaskinen din. Dropbox finnes også for Mac, iPad/iPhone, Android og Linux. Nå tenker du kanskje at 100GB for et nettbrett eller en mobiltelefon høres ille ut. De har jo ikke plass til det. Med klientene for nettbrett og mobiltelefoner laster ikke ned filene. De gir deg tilgang til filene som er synkronisert på internett, altså i skyen. Du laster ned det du har behov for.

Ellers kan du i f.eks. Dropbox velge hvilke mapper/filer du vil synkronisere i forhold til skyen, Har du en full 100GB-konto vil du neppe synkronisere alle filene hvis du sitter med en 120GB SSD.

Mange eksterne harddisker kommer med programvare for sikkerhetskopiering og ev. synkronisering. Dette bør du sikkert sjekke på forhånd (undersøk på produsentens hjemmesider på nettet). Men gjør deg opp en mening om hav du behøver først.

Til slutt: Litt om priser på ulike lagringsmedier -  hva er gunstigst prismessig?
Eksempler på kostnader ved lagring av digitale bilder (priser fra www.komplett.no - mars 2010)
Minnekort (CF) - 16 GB - kr. 360,- kr. 22,50 pr. GB - Kingston Compact Flash Elite Pro
Minnekort (SD) - 16 GB - kr. 295,- kr. 18,44 pr. GB - Kingston Secure Digital SDHC
Minnepenn - 16GB - kr. 319,- kr. 19,93 pr. GB - Kingston Datatraveler 102
CD - 700 MB - kr. 189,-/100 plater - kr. 2,70 pr. GB (Verbatim)
DVD - 4,7 GB - kr. 249,-/100 plater - kr. 0,53 pr. GB (Verbatim)
DVD (to-lags) - 8,5 GB - kr. 399,-/25 plater - kr. 1,88 pr. GB (Verbatim)
Blu-ray - 25 GB - kr. 499,-/10 plater - kr. 1,99 pr. GB (Verbatim)
Harddisk (ekstern) - 1 TB - kr. 695,- kr. 0,70 pr. GB  - LaCie Desktop

Eksempler på kostnader ved lagring av digitale bilder (priser fra www.komplett.no - november 2011)
Minnekort (CF) - 16 GB - kr. 279,- /kr. 17,44 pr. GB - Kingston Compact Flash Ultimate
Minnekort (SD) - 16 GB - kr. 159,- /kr. 9,94 pr. GB - Kingston Secure Digital SDHC
Minnepenn - 16GB - kr. 159,- /kr. 9,94 pr. GB - Kingston Datatraveler 101 G2
CD - 700 MB - kr. 189,- (100 plater)/ - kr. 1,89 pr. GB (Verbatim)
DVD - 4,7 GB - kr. 249,- (100 plater)/ - kr. 0,53 pr. GB (Verbatim)
DVD (to-lags) - 8,5 GB - kr. 299,- (25 plater)/ - kr. 1,41 pr. GB (Verbatim)
Blu-ray - 25 GB - kr. 499,- (10 plater)/ - kr. 1,99 pr. GB (Verbatim)
Harddisk (ekstern) - 2 TB - kr. 1339,- / kr. 0,67 pr. GB  - LaCie Desktop

Eksempler på kostnader ved lagring av digitale bilder (priser fra www.komplett.no - oktober 2012)
Minnekort (CF) - 16 GB - kr. 299,- /kr. 18,69 pr. GB - Kingston Compact Flash Ultimate
Minnekort (SD) - 16 GB - kr. 189,- /kr. 11,81 pr. GB - Kingston Secure Digital SDHC
Minnepenn - 16GB - kr. 99,- /kr. 6,19 pr. GB - Kingston Datatraveler 101 G2 (USB 2.0)
CD - 700 MB - kr. 189,- (100 plater)/ - kr. 1,89 pr. GB (Verbatim)
DVD - 4,7 GB - kr. 249,- (100 plater)/ - kr. 0,53 pr. GB (Verbatim)
DVD (to-lags) - 8,5 GB - kr. 299,- (25 plater)/ - kr. 1,41 pr. GB (Verbatim)
Blu-ray - 25 GB - kr. 499,- (10 plater)/ - kr. 1,99 pr. GB (Verbatim)
Harddisk (ekstern) - 2 TB - kr. 999,- / kr. 0,50 pr. GB - LaCie Minimus Desktop (USB 3.0)

Prisutviklingen og gode råd:
Minnekort og minnepenner har gått ned mye i pris de siste årene, men utviklingen har nå flatet ut (og faktisk har prisene økt noe det siste året). Så fortsatt er ulike typer flashminne tildels dyrere enn de andre typene lagringsmedier. Fortsatt er det DVD-er (1-lags) og harddisker som er de rimeligste lagringsmediene. Når det gjelder harddisker har prisforskjellene mellom interne og eksterne harddisker omtrent utjevnet seg, og eksterne harddisker kan være det rimeligste lagringsalternativet (avhengig av type). Et annet pluss for eksterne harddisker i forhold til DVD-plater er at de er raskere (og at de ikke kan spre seg ut over et større område). Og hva som holder lengst er vanskelig å si. En harddisk av gammeldags type som sjelden brukes (kun til sikkerhetskopiering nå og da), bør vel leve like lenge som en DVD-plate? Men ingen vet sikkert.
Harddiskplatene er mer robuste enn DVD-platene - dersom man ikke driver å slipper dem ned stadig vekk. Skal du lagre mange bilder på DVD-er blir det etterhvert veldig mange DVD-er å holde styr på. Det blir uoversiktlig, men samtidig blir en ødelagt plate ikke kritisk (men du kommer sannsynligvis aldri til å oppdage at akkurat den platen er defekt).
Både CD/DVD-plater og harddisker kan kontrolleres med ulike dataprogrammer, men det jo mye lettere å kontrollere en eneste ekstra harddisk (f.eks. 1TB), i forhold til 250 DVD-plater. Du skjønner sikkert tegningen: Jeg anbefaler ekstra harddisk, og om en av disse går i stykker, har du med min oppskrift minst 2 ekstra utgaver av alle viktige filer.

Interne harddisker (i datamaskinene) kan settes opp til å speile hverandre, og derved øke sikkerheten. Slike muligheter får du ikke i bærbare maskiner (uten å betale mye), så for de fleste er ikke dette noe aktuelt alternativ.

Et godt tips kan være å benytte både harddisk, plate og eventuelt skrive ut de bildene som du synes er aller best. Med en skikkelig god fotoskriver (+ fotopapir og pigmertert blekk), bør utskriftene holde i mange år - avhengig av lagringssted (temperatur og lysforhold).

En harddisk på 2 TB vil kunne romme opp til 200 000 bilder (10 MB pr. bilde). Det skulle holde en stund.